Planujesz zorganizować spore wydarzenie? Zostałeś w pracy oddelegowany aby to zrobić? Na pewno więc ten fakt jest dla ciebie stresujący. Zastanawiasz się, jak sobie z tym wszystkim poradzisz. Nie jest to przecież zdecydowanie łatwe, szczególnie jeśli dobrze się czujesz raczej w spokojnych biurowych zadaniach, niż w takich wymagających dużej ilości planowania i licznych kontaktów z ludźmi. Niemniej jeżeli weźmiesz pod uwagę kilka rzeczy i kilka faktów, to na pewno wszystko pójdzie po twojej myśli.
Źródło: http://www.flickr.com
Po pierwsze, powinieneś koniecznie pomyśleć o wyszukaniu odpowiedniego miejsca, gdzie dane wydarzenie może zostać zorganizowane. Warto to zrobić z dużym wyprzedzeniem – przecież sale konferencyjne na ogół bywają zarezerwowane na wiele miesięcy przed wydarzeniem (należy to odpowiednio zaplanować). Nie odkładaj zatem tego na ostatnią chwilę, bo może nie być to najlepszym rozwiązaniem. Jednak wybór tego typu sali powinien być odpowiednio przemyślany i uwzględniać wiele rozmaitych czynników. Jakich? Na pewno ważna będzie liczba osób, jakie w tym wydarzeniu będą brały udział.
Dużą gafą byłoby przecież, jeśli dla obrzeża do trawników niektórych spośród nich zabrakłoby miejsc. Ale to oczywiście nie wszystko. Ważne będzie także to, co poza samym miejscem mają nam do zaproponowania poszczególne sale konferencyjne, czy też sale szkoleniowe kraków ( doskonałe miasto na takei wydarzenia). Przeanalizujmy, jakiego typu sprzęt będzie wymagany. Rzutniki? Nagłośnienie? Flipcharty? Znajdźmy ofertę, która będzie uwzględniała każdy z tych elementów. Ważna jest też lokalizacja tego rodzaju sali, szczególnie gdy na wydarzenie przyjadą goście z innych miejscowości.
Postarajmy się w miarę możliwości jak najbardziej ułatwić im dotarcie do celu. Ponadto w takim przypadku warto, aby sala zlokalizowana była przy hotelu – tym sposobem uczestnicy nie będą musieli przemieszczać się po całym mieście, stresować się, że nie zdążą i nie trafią na czas i przez to będą musieli się spóźnić. Jak więc widzimy, liczy się tu naprawdę wiele czynników i każdy z nich powinniśmy brać pod uwagę, jeżeli chcemy, aby wszystko było zorganizowane naprawdę dobrze i porządnie. Może to być rzecz jasna dość męczące i stresujące, jednakże satysfakcja i zadowolenie z siebie potem będą duże. Warto się więc postarać.